Adjointe administrative Head office

(Description only available in French)

DESCRIPTION:

L’adjoint administratif agira à titre de premier point de contact avec nos invités, en personne à l’accueil de nos bureaux dans le Vieux-Montréal, par téléphone ou par courriel, offrant en tout temps un service à la clientèle efficient, amical et dynamique.  Le titulaire du poste s’occupera aussi de la coordination pour la location des propriétés commerciales du Groupe, et collaborera avec les divers départements du bureau chef : ventes, marketing, ressources humaines, achats et comptabilité.

RESPONSABILITÉS :

• Offrir un accueil chaleureux aux visiteurs; répondre à toutes demandes générales et diriger les appels entrants aux bons départements;
• Assurer un suivi prompt aux demandes via téléphone, fax et courriel;
• Assurer le suivi avec ses collègues sur les arrivées, changements ou annulations de leurs rendez-vous;
• Effectuer l’envoi du courrier quotidien;
• Effectuer les commandes des fournitures de bureaux;
• Préparer une infolettre à chaque semaine pour tous les employés du Groupe;
• Recevoir tous les appels de demandes de location et soumettre les dossiers de locataires potentiels pour approbation à la direction du Groupe;
• Assurer le suivi lié au dossier des locataires occupant les propriétés appartenant au groupe (entretien, réparation, maintien des assurances, etc.);
• Effectuer les tâches cléricales relatives à la gestion des baux (demandes de permis, sommaire des modalités, lettres d’intention, modifications mineures des baux, ajouts d’annexes, etc.);
• Effectuer la traduction de documents;
• Entretenir la propreté des aires communes, de la réception et de l’accueil;
• Toutes autres tâches connexes.

 QUALIFICATIONS :

• DEP ou DEC en secrétariat ou bureautique, un atout;
• Un minimum de trois (3) années d’expérience dans un milieu corporatif;
• Offrir un excellent service à la clientèle;
• Excellentes capacités organisationnelles;
• Capacité à gérer son temps par la gestion de priorités;
• Bon sens de l’initiative et attention aux détails;
• Capacité à apprendre rapidement, autonome, autodidacte;
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Capacité d’adaptation et flexibilité;
• Faire preuve de discrétion et diplomatie;
• Excellentes habiletés en communication, en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

 AVANTAGES :

• Régime d’assurances collectives;
• RÉER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices);
• Accès à des bonis;
• 50% de rabais employés dans tous nos établissements pour l’employé et 3 invités;
• Rabais avec nos partenaires d’affaires (transport, bien-être, loisir);
• Culture d’entreprise favorisant la valorisation des employés;
• Événements de reconnaissance pour les employés;
• Entreprise en pleine croissance (perspective d’évolution et développement personnel).